Bạn sẽ học được gì sau bài này
- Khác biệt hoá đơn khách lẻ vs khách doanh nghiệp.
- Thông tin bắt buộc cho mỗi loại.
- Cách xử lý khi khách không yêu cầu hoá đơn.
Tuần đầu tháng 1, Tuấn có 2 khách:
- Agency Marketing ký dự án 40 triệu — yêu cầu hoá đơn VAT.
- Chị Linh hàng xóm trả 3 triệu cho Tuấn thiết kế thiệp cưới — không nói gì về hoá đơn.
Tuấn hỏi: "Em có phải xuất hoá đơn cho chị Linh không?" Câu trả lời: Có. Tất cả giao dịch HKD kê khai thực tế phải có hoá đơn. Nhưng nội dung hoá đơn khác nhau.
Khách doanh nghiệp — hoá đơn đầy đủ
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 10, hoá đơn cho khách doanh nghiệp cần:
Thông tin bắt buộc về khách:
- Tên đầy đủ công ty (phải khớp giấy phép đăng ký doanh nghiệp).
- Mã số thuế — 10 hoặc 13 chữ số.
- Địa chỉ — đủ thông tin để liên hệ.
Thông tin hàng hoá/dịch vụ:
- Tên sản phẩm/dịch vụ.
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền + thuế suất GTGT + tiền thuế GTGT + tổng cộng.
Mục đích
Khách doanh nghiệp dùng hoá đơn để:
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu họ là doanh nghiệp VAT).
- Ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Vì vậy, hoá đơn sai = khách không khấu trừ được = họ yêu cầu sửa hoặc từ chối thanh toán.
Tuấn xuất cho agency
Thông tin khách:
Agency Marketing ABC Co., Ltd.
MST: 0309412345
Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn A, Quận 1, TPHCM
Dịch vụ:
1. Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu — 1 bộ × 40.000.000 = 40.000.000
Thuế GTGT 5%: 2.000.000
Tổng cộng: 42.000.000
Tuấn thu 42 triệu. Trong đó 2 triệu GTGT Tuấn phải nộp cho Nhà nước (Tuấn là bên thu hộ). Còn lại 40 triệu là doanh thu của Tuấn — tính TNCN sau này.
Khách lẻ (cá nhân) — hoá đơn đơn giản
Nghị định 123/2020, Điều 10 cũng quy định: khách cá nhân không có mã số thuế — hoá đơn có thể viết "Khách lẻ" hoặc "Người mua không lấy hoá đơn".
Thông tin khách (tối thiểu):
- Tên người mua: ghi rõ tên hoặc "Khách lẻ".
- MST: để trống.
- Địa chỉ: có thể để trống.
Thông tin hàng hoá/dịch vụ:
- Vẫn đầy đủ như hoá đơn doanh nghiệp.
Mục đích
Khách lẻ không khấu trừ thuế — họ chỉ nhận hoá đơn như giấy xác nhận. Nhưng bạn (HKD) vẫn phải xuất để ghi nhận doanh thu.
Tuấn xuất cho chị Linh
Thông tin khách:
Tên: Nguyễn Thị Linh (hoặc để "Khách lẻ")
MST: (trống)
Dịch vụ:
1. Thiết kế thiệp cưới — 1 bộ × 3.000.000 = 3.000.000
Thuế GTGT 5%: 150.000
Tổng cộng: 3.150.000
Thuế GTGT 150k vẫn tính — Tuấn nộp. Doanh thu 3tr vào sổ.
Bảng so sánh
| Khách doanh nghiệp | Khách lẻ | |
|---|---|---|
| MST khách | Bắt buộc | Không bắt buộc |
| Tên khách | Đầy đủ pháp nhân | Tên cá nhân hoặc "Khách lẻ" |
| Khách dùng hoá đơn | Khấu trừ thuế | Không khấu trừ |
| Thuế GTGT bạn nộp | Có | Có |
| Doanh thu vào sổ | Có | Có |
"Em không lấy hoá đơn cho tiện" — xử lý thế nào
Một số khách cá nhân (đặc biệt với giao dịch nhỏ < 1 triệu) không yêu cầu hoá đơn. Tuấn vẫn phải xuất — vào hệ thống dưới tên "Khách lẻ".
Không xuất hoá đơn = giấu doanh thu. Cơ quan thuế liên thông với ngân hàng — họ thấy khoản 3tr vào tài khoản HKD mà không có hoá đơn tương ứng = cờ đỏ.
Cách làm đúng: xuất hoá đơn "Khách lẻ" cho mọi giao dịch, kể cả nhỏ.
Khi nào bắt buộc có mã cơ quan thuế trên hoá đơn
Theo Nghị định 123/2020, một số nhóm ngành bắt buộc hoá đơn phải có mã cơ quan thuế (mã xác thực do Tổng cục Thuế cấp tự động):
- Xăng dầu, vàng.
- Nhà hàng, khách sạn có doanh thu trên 1 tỷ/năm.
- Dịch vụ vận tải.
Design freelance của Tuấn không thuộc nhóm này — xuất hoá đơn thông thường (không cần mã cơ quan thuế).
Nguyên tắc 3 không khi xuất hoá đơn
1. Không để trống thuế suất GTGT.
Ngay cả khi 0% (một số ngành xuất khẩu), vẫn phải ghi 0%.
2. Không ghi sai tên công ty khách.
Sai 1 chữ cũng không khấu trừ được. Hỏi khách file pdf giấy phép để copy chính xác.
3. Không xuất hoá đơn lùi ngày.
Hoá đơn phải xuất trong thời gian giao dịch — không được xuất cho ngày trong quá khứ. Vi phạm = phạt 4–8 triệu (Điều 24 Nghị định 125/2020).
Bài tập
- Liệt kê 5 giao dịch HKD gần nhất của bạn (nếu đã có HKD). Mỗi giao dịch đã xuất hoá đơn đúng loại chưa?
- Tạo 1 template hoá đơn khách lẻ trong app HĐĐT để sẵn dùng.
- Lập quy trình: mỗi khi có khách mới → hỏi "Anh/chị cần hoá đơn mang tên cá nhân hay công ty?"
Tóm tắt
- Hoá đơn khách DN: đủ MST + tên công ty + địa chỉ — khách dùng khấu trừ.
- Hoá đơn khách lẻ: đơn giản, "Khách lẻ" — nhưng vẫn phải xuất.
- Cả hai đều tính thuế GTGT đầy đủ, vào doanh thu HKD.
- Không giấu giao dịch — cơ quan thuế có dữ liệu liên thông ngân hàng.
Bài tiếp theo
Khoá 3 · Bài 10 — Xuất hoá đơn khi bán trên Shopee, Lazada, TikTok Shop — phức tạp hơn vì có bên trung gian.
Đọc thêm trên blog:
- Hoá đơn điện tử cho HKD chi tiết: Hoá đơn điện tử cho HKD 2026.
- Phần mềm kế toán HKD: Phần mềm kế toán cho HKD.
