Bạn sẽ học được gì sau bài này
- Khi nào HKD cần phần mềm kế toán, khi nào Excel đủ.
- 3 lựa chọn phần mềm phổ biến + chi phí thực.
- Tuấn chọn cái nào và vì sao.
Tuấn đã xuất 4 hoá đơn trong 2 tuần đầu tháng 1 — 1 cho agency 40 triệu, 1 cho chị Linh 3 triệu, 2 cho khách cá nhân nhỏ. Tuấn ghi vào Excel: 4 dòng, OK.
Câu hỏi của Tuấn: "Em cần phần mềm kế toán hay Excel là đủ?"
Khi nào Excel đủ
Excel/Google Sheets đủ cho HKD nếu:
- Doanh thu < 30 triệu/tháng (~360tr/năm).
- Số giao dịch < 30/tháng — bạn ghi tay được.
- Khách hàng B2B ít (< 5/tháng) — không cần báo cáo phức tạp.
- Chi phí ít — chủ yếu chi cá nhân (lương cho chính mình), không nhiều khoản trừ.
Tuấn 1 tháng đầu: 4 hoá đơn — Excel rõ ràng đủ.
Template Excel cho HKD nhỏ
Mỗi tháng 1 sheet, các cột:
- Ngày | Loại (Thu/Chi) | Tên khách/Người nhận | MST khách | Số hoá đơn | Mô tả | Số tiền chưa thuế | GTGT | Tổng | Đã nộp thuế?
Thêm pivot table cuối tháng:
- Tổng doanh thu.
- Tổng GTGT phải nộp.
- Tổng TNCN phải nộp.
- Lợi nhuận = doanh thu − chi phí thực tế.
10 phút setup, 5 phút mỗi ngày ghi.
Khi nào cần phần mềm chuyên nghiệp
Khi quy mô vượt:
- Doanh thu > 50 triệu/tháng đều đặn.
- Số giao dịch > 50/tháng — Excel rối.
- Có nhân viên (≥ 2 người) — cần phân quyền.
- Khách B2B nhiều — báo cáo cho khách + đối chiếu thuế đầu vào phức tạp.
- Bán đa kênh (cửa hàng + Shopee + Lazada) — đồng bộ tự động cần thiết.
3 lựa chọn phần mềm phổ biến
MISA SME — phần mềm kế toán thuần
- Phí: 200–500k/tháng tuỳ gói.
- Phù hợp với: HKD doanh thu 50–500tr/tháng, có kế toán nội bộ hoặc thuê ngoài.
- Mạnh: báo cáo thuế đầy đủ, tích hợp MISA meInvoice.
- Yếu: nặng cho HKD nhỏ, học khó.
Sapo — phần mềm bán hàng + kế toán đơn giản
- Phí: 200–400k/tháng.
- Phù hợp với: HKD bán hàng (sản phẩm vật lý), đa kênh (offline + Shopee + Lazada).
- Mạnh: tích hợp sàn TMĐT, quản lý kho, POS.
- Yếu: kế toán đơn giản — không thay được MISA cho báo cáo thuế phức tạp.
MISA ASP — kế toán dịch vụ trọn gói
- Phí: 1–2 triệu/tháng (gồm phần mềm + người làm kế toán).
- Phù hợp với: HKD bận, không muốn học kế toán, doanh thu 30–200tr/tháng.
- Mạnh: bạn chỉ upload hoá đơn + sao kê, kế toán làm phần còn lại.
- Yếu: phụ thuộc người làm dịch vụ; vendor lock-in nếu muốn đổi.
Bảng so sánh
| Excel | MISA SME | Sapo | MISA ASP | |
|---|---|---|---|---|
| Phí/tháng | 0 | 200–500k | 200–400k | 1–2 triệu |
| Cần biết kế toán | Không | Có (hoặc kế toán thuê) | Cơ bản | Không |
| Bán hàng đa kênh | Tay | Không trực tiếp | Có | Không |
| Báo cáo thuế | Tay | Đầy đủ | Cơ bản | Đầy đủ |
| Phù hợp doanh thu | < 30tr/tháng | 50–500tr | 50–500tr (sản phẩm) | 30–200tr |
Tuấn chọn
Tuấn doanh thu dự kiến 30–35tr/tháng, dịch vụ design (không bán hàng), chưa có nhân viên. Excel + MISA meInvoice là đủ cho 6–12 tháng đầu.
Tuấn quyết định:
- Không mua MISA SME ngay (lãng phí cho quy mô hiện tại).
- Excel ghi sổ doanh thu/chi phí.
- MISA meInvoice xuất hoá đơn (đã có ở Bài 7).
- Đánh giá lại sau 6 tháng — nếu doanh thu vượt 50tr/tháng, mua MISA SME.
Sai lầm hay gặp
"Em mới đăng ký HKD mà mua MISA SME ngay."
Lãng phí. 6 tháng đầu chưa cần. Bắt đầu Excel.
"Em làm Excel mãi cho tiết kiệm — đến khi nào không làm được nữa thì thôi."
Sai. Khi doanh thu vượt 50tr/tháng đều đặn, Excel bắt đầu rối. Mất nhiều giờ mỗi tháng để cân số. Phần mềm tiết kiệm thời gian = tiết kiệm tiền (thời gian là tiền).
"Em thuê kế toán dịch vụ rẻ 500k/tháng tự lo."
Quá rẻ thường = bừa. Kế toán dịch vụ tốt 1–2 triệu/tháng. Quá rẻ → có thể tính sai thuế → bạn chịu phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bài tập
- Đánh giá quy mô hiện tại của bạn — Excel đủ hay cần phần mềm?
- Nếu cần phần mềm: thử bản demo của MISA SME, Sapo, MISA ASP (đa số có 7–14 ngày dùng thử).
- Tính giờ bạn tiêu cho ghi chép tháng — phần mềm có giảm đáng kể không?
Tóm tắt
- Excel đủ cho HKD < 30tr/tháng.
- MISA SME cho 50–500tr/tháng có kế toán.
- Sapo cho bán hàng đa kênh.
- MISA ASP cho người không muốn học kế toán + doanh thu 30–200tr/tháng.
- Đừng nâng cấp quá sớm — đợi đến khi cần thực sự.
Bài tiếp theo
Khoá 3 · Bài 12 — Tài khoản ngân hàng riêng cho HKD: VPBank, MB, Techcombank.
Đọc thêm trên blog:
- Phần mềm kế toán cho HKD chi tiết: Phần mềm kế toán cho HKD.
- App quản lý chi tiêu cá nhân: App quản lý chi tiêu 2026.
